Wie Sie Ablenkungen am Arbeitsplatz wirkungsvoll vermeiden

Konzentration am Arbeitsplatz ist für produktives Arbeiten entscheidend, jedoch für viele Mitarbeiter ein Problem. Gespräche mit Kollegen, Telefonate und das leidige Internet machen konzentriertes Arbeiten oft zu einer besonderen Herausforderung. Besonders gravierend werden Ablenkungen, wenn sie nicht nur die Konzentration des einzelnen Mitarbeiters beeinflussen, sondern auch noch die der Kollegen stören.

Lesen Sie hier, welche Arten von Ablenkungen es am Arbeitsplatz gibt und wie Sie ihnen wirkungsvoll begegnen können.
  
von Jörg Schötensack


 

Wie wir am besten arbeiten – der Workflow

Ablenkungen sind in der Zusammenarbeit mit Kollegen normal: Der eine steckt den Kopf zur Tür herein, der andere telefoniert raumfüllend, und die nette Kollegin hört in ihrer Pause gern mal Musik, die an den Kopfhörern vorbei ins Büro dringt. Für Sie als Führungskraft sind Ablenkungen so lange positiv, wie sie die Kreativität und Effektivität Ihrer Mitarbeiter unterstützen. Nehmen Unterbrechungen allerdings überhand, sollten Sie lenkend eingreifen.

Fokus ist gefragt
Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe, gelingt es Ihnen, dank Tunnelblick alles um Sie herum auszublenden. Sie vertiefen sich in Ihre Tätigkeit und gehen in Ihrem Arbeitsrhythmus auf. In dieser Phase erledigen Sie Ihre Aufgaben häufig besonders schnell und oft auch besonders gut.

Doch es bedarf nur einer kleinen Störung – einer Frage eines Kollegen, eines Anrufs, einer E-Mail, vielleicht auch nur eines lauten Geräuschs von draußen –, und schon sind Schwung und Konzentration dahin. Der durchschnittliche Mitarbeiter lässt sich alle 3 bis 10 Minuten ablenken bzw. wird abgelenkt.

Ist die Ablenkung erst passiert, wirkt der Sägeblatt-Effekt: Sie brauchen einige Zeit, um wieder in Ihren Rhythmus zurückzufinden – um die Säge wieder richtig auszurichten und Ihre Arbeit konzentriert fortzusetzen. Je nach Komplexität der Tätigkeit kann es bis zu 23 Minuten dauern, bis Sie im Workflow zurück sind. Das fand die amerikanische Professorin Gloria Mark an der University of California in Irvine heraus. Unter Umständen kommt so ein durchgängiger Arbeitsfluss gar nicht erst zustande.

Ablenkung ist ein Kostenfaktor Der Konzentrationsverlust durch Ablenkungen ist nicht nur lästig, er kostet auch bares Geld. Ende des letzten Jahrhunderts sorgte das simple Computerspiel Moorhuhn dafür, dass ganze Bürokomplexe zeitweise lahmgelegt wurden.

Wie viel Betriebsvermögen damals „dank“ der Moorhuhn-Jagd nicht erwirtschaftet wurde, kann nur geschätzt werden. Doch es muss so viel gewesen sein, dass die Entwicklung und der Vertrieb eines Moorhuhn-Blockers lukrativ erschienen.

12.000 € Verlust pro Arbeitsplatz
Moorhuhn ist längst Vergangenheit, doch soziale Netzwerke wie Twitter, WhatsApp oder Facebook produzieren ununterbrochen Nachrichten. Über die ständige Verfügbarkeit des Internets via Smartphone führt das zu Ablenkungen im Minutentakt. Der Provider-Verband Eco bezifferte den durch soziale Netzwerke entstandenen Verlust für die Weltwirtschaft auf 500 Mrd. € pro Jahr. Besonders betroffen sind Büroarbeitsplätze – für jeden Arbeitsplatz ergebe sich dort im Jahr ein Verlust von 12.000 €.
  • Neben den Verlusten durch die versäumte Arbeitszeit ist noch ein weiterer Faktor relevant: Die Ablenkungen gehen auf Kosten der Qualität. Arbeitsabläufe dauern länger, werden unkonzentriert erledigt, Fehler werden produziert.
  • Darüber hinaus kann es passieren, dass das Arbeitsklima unter den Störungen leidet. So kann böses Blut unter den Mitarbeitern entstehen, wenn ein Mitarbeiter andere stört.
  • Wenn Sie nichts dagegen unternehmen, leidet nicht zuletzt auch Ihre Autorität als Führungskraft. Unter Umständen reagieren die anderen im Team mit Trotz und fahren ebenfalls einen Gang zurück. Irgendwann verrichten dann alle nur noch Dienst nach Vorschrift und warten auf die nächste Ablenkungspause.
 

Die beiden wichtigsten Formen der Ablenkung

Am Arbeitsplatz lassen sich die verschiedenen Ablenkungen in 2 Kategorien einteilen:

1. Aktive Ablenkungen, für die der Einzelne selbst verantwortlich ist

Hierzu zählen:
  • Handy oder Smartphone
  • soziale Netzwerke und Instant Messaging Services
  • private Telefonate
  • Recherchen für Privatangelegenheiten
  • Plaudern mit Kollegen
  • Handy- oder Computerspiele
  • Musik
2. Passive Ablenkungen, die ertragen werden müssen und die eigene Konzentration stören

Hierzu zählen:
  • Treffen in der Teeküche
  • Gespräche, Telefonate oder E-Mails, die die eigentliche Arbeit unterbrechen
  • indirekte Störungen durch Kollegen (laute Gespräche, Telefonate) oder Radio-/Musikgeräusche
  • Allergien gegen Pflanzen, Tiere oder Pollen
  • äußere Lärmquellen, z. B. Straßenlärm