Ablage ist ein leidiges Thema

Aber je besser Sie sich jedoch darum kümmern, umso mehr schonen Sie letztlich Ihre  Nerven. Mit den heutigen bewährten Regeln optimieren und pflegen Sie Ihre  Ablage dauerhaft. Probieren Sie's ruhig mal aus!
  
von Jörg Schötensack


 

10 goldene Regeln für Ihre Ablage

  1. Planen Sie Ihr Ablagesystem so, dass Sie nicht schon in einem Jahr Platzprobleme bekommen und anstückeln müssen.
  2. Entwerfen Sie keine zu komplizierten Ablagestrukturen. Jeder Mitarbeiter sollte damit einfach umgehen können.
  3. Sortieren Sie abzulegende Dokumente regelmäßig ein. Terminieren Sie diese Aufgabe in Ihrem Kalender.
  4. Sortieren Sie Altlasten regelmäßig aus. Werfen Sie Veraltetes und Überflüssiges in bestimmten Zeitabständen weg. Bringen Sie abgeschlossene Vorgänge ins Archiv.
  5. Halten Sie Ablagevorgaben penibel ein.
  6. Heften Sie DIN-A4-Blätter (am besten farbig) mit Querverweisen in Ihre Ablage, wenn sich Themen nicht eindeutig zuordnen lassen.
  7. Reduzieren Sie vorhandene Ablagebehältnisse auf ein funktionales Minimum. Denn jeder leere Korb, jede Schublade, jede Schachtel und jeder Stehsammler laden zur wilden Ablage geradezu ein.
  8. Verhindern Sie das Entstehen von „Bermuda-Haufen“, indem Sie Aufgaben terminieren und auf Wiedervorlage legen. Stapel wie „Verschiedenes“, „Wichtig“ oder „Demnächst“ haben die Eigenschaft, täglich und unaufhörlich zu wachsen, bis schließlich niemand mehr genau weiß, woraus sie eigentlich bestehen.
  9. Verwenden Sie einen A–Z-Pultordner als Vorablage. Damit bekommen Sie Erledigtes sofort vom Tisch.
  10. Für Informationssammlungen (Broschüren, Kataloge, Branchentipps, Statistiken etc.) legen Sie am besten jedes Jahr eine neue Ablage an. Beispiel: Wirtschaftspresse 2018. Dann können Sie ältere Informationen später (2019, 2020 ...) mit einem einzigen Handgriff jahrgangsweise entsorgen.