Büroservice Berthold

Kurz und bündig

Nach Untersuchungen telefonieren 90 Prozent aller Führungskräfte mehr als eine Stunde, 40 Prozent sogar mehr als zwei Stunden pro Tag. Für viele Mitarbeiter dürften sich ähnliche Werte ergeben. Das Telefon dürfte damit für viele Menschen das wichtigste Kommunikationsmittel überhaupt sein.
Fast jeder arbeitet mit dieser nützlichen Hilfe, aber kaum jemand macht sich Gedanken, wie man dieses Hilfsmittel richtig einsetzt. Viele benutzen es spontan, fast ohne Vorbereitung, häufig ohne Planung. Weniger, gezielter und bewusster telefonieren ist deshalb das Motto!

von Jörg Schötensack
 

So telefonieren Sie auf den Punkt

Telefonate reduzieren
  • Bestimmt haben Sie schon E-Mails geschrieben, nachdem Sie jemanden telefonisch nicht erreicht hatten? An solchen Fällen erkennen Sie, dass das Anrufen oft nicht nötig ist. Versuchen Sie also, generell die Zahl Ihrer Telefonate zu reduzieren: Nutzen Sie das Telefon zum Kontakthalten, um sich eilige Informationen zu besorgen, oder in Fällen wie Terminabsprachen, die per E-Mail meist umständlich sind.
  • Sie wurden um Rückruf gebeten und wissen aus Erfahrung, dass sich Gespräche mit diesem Partner oft in die Länge ziehen: Antworten Sie besser per Fax oder E-Mail, sofern Sie wissen, welche Frage der Anrufer hatte.
Mehrfachanrufe vermeiden
  • Wenn Sie einen Gesprächspartner nicht erreichen, von dem Sie mehrere Telefonnummern haben: Telefonieren Sie nicht hinterher, sondern rufen Sie nur einmal an, und hinterlassen Sie eine Nachricht.
  • Vermeiden Sie Mehrfachanrufe beim selben Teilnehmer, weil Sie etwas vergessen haben. Notieren Sie vor dem Telefonieren die Gesprächspunkte in einer Telefonliste und besprechen Sie dann alle Punkte mit einem Anruf.
  • Wenn Sie jemandem auf Band oder auf die Mailbox sprechen und ein Rückruf nicht nötig ist, sagen Sie das dazu: „Bitte senden Sie mir die Informationen, Rückruf ist dann nicht nötig .“
  • Die Erreichbarkeit per Handy verführt zu unvollständigen Absprachen („Ich melde mich dann noch mal, wenn ich losfahre ...“). Klären Sie möglichst alles immer direkt.
Durchwahlnummer erfragen

Lassen Sie sich die Direktwahlnummer des gewünschten Teilnehmers geben, wenn die Telefonzentrale einer Firma Ihnen mitteilt, dass er gerade nicht am Arbeitsplatz ist. So müssen Sie sich beim nächsten Versuch nicht mehr verbinden lassen.

Direkt auf die Mailbox sprechen

Wenn Sie den anderen nicht sprechen müssen, sondern nur eine Information weitergeben möchten, gibt es dafür eine einfache Technik: Sie können die Mailbox der meisten Mobilnummern direkt anrufen und somit eine Nachricht hinterlassen, obwohl der Teilnehmer erreichbar wäre oder die Mailbox ausgeschaltet hat. Dafür müssen Sie nur wissen, bei welchem Provider er Kunde ist und nach der Netzvorwahl einen Code einfügen.
 
Netz und Vorwahlen Code
T-Mobile: 0151, 0160, 0170, 0171, 0175 13
Vodafone: 01520, 01522, 0162, 0172, 0172, 0174 50
E-Plus: 01570, 01577, 0163, 0177, 0178 99
O2: 0159, 0176, 0179 33
 
Telefonate planen und dokumentieren

Greifen Sie spontan zum Hörer? Probieren Sie doch mal eine Woche lang aus, sich im Vorfeld des Telefonats eine Notiz auf ein Formular zu machen: wen Sie anrufen möchten und warum. Damit vermeiden Sie das Symptom der Streutelefonate, die Zeit kosten und Ihre Konzentration maßgeblich stören.
  • Arbeiten Sie Ihre Telefon-Liste in 2 bis 3 Blöcken täglich ab. Spielregel: Außerhalb dieser Blöcke telefonieren Sie nur, wenn der Gesprächspartner sonst nicht zu erreichen ist oder Sie sofort eine Information brauchen, ohne die Sie mit Ihrer Arbeit nicht vorankommen. So sparen Sie wertvolle Zeit.
  • Das Formular legen Sie mit 3 Spalten an, entweder per Hand auf einem Blatt Papier oder in einer Excel-Tabelle. In Spalte 1 notieren Sie den Namen des Gesprächspartners, in Spalte 2 die Gesprächsthemen. Dann vergessen Sie nichts und Sie können aus dem Stand eine aussagekräftige Nachricht hinterlassen, wenn Sie nur einen Anrufbeantworter oder eine Mailbox erreichen.
  • In Spalte 3 halten Sie – direkt während des Telefonats – die Gesprächsergebnisse fest.
Extra-Tipp: Das Erste prägt, das Letzte bleibt. Dieses geflügelte Wort gilt auch für Telefonate, vor allem, wenn Sie Ihren Gesprächspartner bisher nicht oder nur flüchtig kennen. Deshalb sollten Sie Ihre Telefonate gut strukturieren. Als Richtschnur gilt: In der Gesprächseröffnung stellen Sie sich vor, begrüßen Ihren Gesprächspartner und machen ggf. ein wenig Smalltalk. Im Hauptteil des Gesprächs nennen Sie Ihr Anliegen. Führen Sie eine Entscheidung herbei und treffen Sie eine Vereinbarung. Im Gesprächsabschluss verabschieden Sie sich und übereichen ggf. einen sogenannten „Blumenstrauß“: ein nettes Wort oder ein Lob. So bleiben Sie in guter Erinnerung.