Büroservice Berthold

Wie Sie ganz einfach Prioritäten setzen

"Schlucken Sie die dickste Kröte zuerst" – gleich am Morgen. Bringen Sie etwas Unangenehmes zuerst hinter sich – und der Rest des Tages läuft wie von selbst!
"Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegen bleiben soll"

Das obige Zitat von Helmar Nahr klingt schlüssig, nicht wahr? Doch unterscheiden Sie bei Ihren Tätigkeiten tatsächlich zwischen dringend und wichtig? Wenn nicht, droht Ihnen die Dringlichkeitsfalle: Sie lassen sich von dringenden Aufgaben vereinnahmen und vernachlässigen diejenigen, die wichtig sind.

Tun Sie jetzt etwas dagegen: Das Eisenhower-Prinzip unterstützt Sie dabei, konsequent Prioritäten zu setzen und Ihre Zielplanung effektiv mit Ihrer Zeitplanung zu verknüpfen.

von Jörg Schötensack
 

Alles dringend? Oder alles wichtig?

Passiert Ihnen das auch? Sie erledigen Aufgaben, die von außen "eilig" gemacht werden, sofort – und bei näherer Betrachtung entpuppen sie sich als unwichtig oder delegierbar. Und genau darin besteht eine große Gefahr für Ihre Zeitplanung.
Unterscheiden Sie deshalb:

  • "Wichtig" ist die Arbeit, die unmittelbar mit Ihren Zielen und Aufgaben verknüpft ist. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.
  • "Dringend" heißt: Die Arbeit muss sofort erledigt werden – je nach Wichtigkeit entweder von Ihnen oder von anderen.
Ein einfaches, aber sehr effektives Hilfsmittel für die Einteilung in Dringendes und Wichtiges ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-General und späteren Präsidenten. Dwight D. Eisenhower hat dieses Verfahren während des Zweiten Weltkriegs angewandt, um mit seinen Mitarbeitern Aktivitäten und Prioritäten festzulegen.
 
Mit dem Eisenhower-Prinzip arbeiten Sie erheblich effektiver, denn:
  1. Sie haben ein klares und einfaches Entscheidungsprinzip für Ihre effiziente Aktivitätenplanung.
  2. Sie gewichten Ihre Aufgaben nach den Gesichtspunkten "wichtig" und "dringend".
  3. Sie ordnen Ihre Tätigkeiten nach Prioritäten, erkennen Ihre wichtigsten Aufgaben und arbeiten sie ab.
  4. Sie delegieren Aufgaben, entlasten sich und binden Ihre Mitarbeiter besser ein.

 

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip

Sie können Ihre Tätigkeiten wie folgt einteilen:
  • A: Sie erledigen Ihre Aufgaben sofort und selbst.
  • B: Sie terminieren Ihre Aufgaben.
  • C: Sie delegieren Ihre Aufgaben.
  • D: Sie vernichten Ihre Aufgaben (Papierkorb).
Für die praktische Anwendung bedeutet das:
  • Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, sind A-Aufgaben. Sie müssen sie sofort und persönlich in Angriff nehmen.
  • Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die noch nicht dringend sind, sind B-Aufgaben. Diese können Sie später bearbeiten. Allerdings sollten Sie immer sofort einen Bearbeitungstermin dafür festlegen.
  • Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, sind C-Aufgaben. Diese sollten Sie komplett delegieren. Befreien Sie sich so weit wie möglich von der „Tyrannei des Dringenden“, und geben Sie solche Aufgaben weiter.
  • Nebensächliche Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch nicht wichtig sind, sind D-Aufgaben. Von solchen Arbeiten müssen Sie zukünftig unbedingt Abstand nehmen.