Büroservice Berthold

Dauerhafte Ordnung in der Ablage

Die folgenden erprobten Tipps und Ideen unterstützen Sie nachhaltig beim Organisieren, Benutzen und Pflegen Ihrer Ablage(n). Und vor allem: Wenn Sie sie als „gute Gewohnheiten“ in Ihren Alltag integrieren, werden Groß-Aufräumaktionen überflüssig:
  • Betrachten Sie Ihre Ablage und die damit verbundenen Arbeiten nicht als lästiges Übel, sondern als Hilfsmittel, das Ihnen gute Pflege jederzeit mit Übersicht und kurzen Suchzeiten zurückzahlt.
  • Halten Sie Ablagevorgaben/Aktenpläne penibel ein. Erinnern Sie sich einfach daran, dass Ungeduld und Nachlässigkeit beim Ablegen dazu führen, dass Sie später nach den Unterlagen suchen müssen.
  • Heften Sie DIN-A4-Blätter (am besten farbige) mit Querverweisen in Ihre Ablage, wenn sich Themen nicht eindeutig zuordnen lassen.
  • Sortieren Sie abzulegende Dokumente regelmäßig ein. Terminieren Sie diese Aufgabe in Ihrem Kalender, wenn Ihr Tagesgeschäft sofortiges Ablegen nicht zulässt.
  • Verwenden Sie Trennblätter und Register für mehr Übersicht in Ordnern und Mappen.
  • Wenn Sie es oft zu eilig für die endgültige Ablage haben: Verwenden Sie einen A–Z-Pultordner als „Vorablage“. Damit bekommen Sie Erledigtes sofort geordnet vom Tisch.
  • Sortieren Sie Altlasten regelmäßig aus. Werfen Sie Überflüssiges weg. Bringen Sie abgeschlossene Vorgänge, die noch aufzuheben sind, ins Archiv.
  • Bei Informationssammlungen (wie beispielsweise Broschüren, Kataloge, Branchentipps, Statistiken) legen Sie am besten für jeden Jahrgang eine neue Ablage an: 2011, 2012, ... Dann können Sie in Zukunft veraltete Jahrgänge mit einem einzigen Handgriff komplett entsorgen.
  • Beschriften Sie alle Aufbewahrungsmittel leserlich mit einem Filzstift von mindestens 1 mm Strichstärke. Aufschriften sollten auch aus 2 m Entfernung noch lesbar sein.
  • Weisen Sie jeder vorhandenen Ablagemöglichkeit eine Funktion zu. Denn undefinierte Körbe, Schubladen und Schachteln laden zur „wilden Ablage“ geradezu ein.
  • Erklären Sie Fußböden, Fensterbretter, Sitzflächen und andere horizontale Flächen zur papierfreien Zone.
  • Drucken Sie nur solche Dokumente aus, die für die Papierablage aus chronologischen oder (steuer-)rechtlichen Gründen unverzichtbar sind. Alles andere ist auf Ihrem PC deutlich preiswerter und platzsparender aufgehoben.
  • Bei Unterlagen, auf die mehrere Personen häufig zugreifen, sollte bei Entnahme ersatzweise eine Notiz eingelegt werden, die anderen Mitarbeitern Auskunft über den gegenwärtigen Standort der Mappe oder des Ordners gibt.
  • Kleinere Papierformate, die Sie in einen Loseblattsammler legen, können später leicht übersehen werden. Spendieren Sie solchem Schriftgut eine DIN-A4-Klarsichthülle.
  • Wenn Sie Dokumente zur Nachbearbeitung ausdrucken, ist es sinnvoll, Dateinamen und Pfadangaben mitzudrucken, um sich spätere Suchzeiten zu sparen. Bei Word-Dokumenten geht das z. B. im Menü über Ansicht – Kopf- und Fußzeile – Einfügen – AutoText – Dateiname und Pfad.