Büroservice Berthold

Klein, aber fein!

Oft genügen kleine Veränderungen und Handgriffe, um Zeit und Konzentration zu sparen, den Arbeitsfluss zu optimieren oder Ärger zu vermeiden. Die Tipps, die wir Ihnen heute zum Thema E-Mail-Management und Papier präsentieren, können Sie ab sofort oder bei nächster Gelegenheit umsetzen. Viel Erfolg damit!


von
Jörg Schötensack
 

Wie viel Zeit verschwenden Sie durch ineffektives E-Mail-Management?

Checken von E-Mails kostet 29 Arbeitstage pro Jahr

Durchschnittlich arbeiten Manager täglich eine Stunde länger als vorgeschrieben, je 1 von 10 Führungskräften ist täglich sogar durchschnittlich 3 Stunden länger beschäftigt: Zeit, die mit dem Bearbeiten von E-Mails verbracht wird. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Chartered Management Institute (CMI), für die über 1.500 Manager nach ihrem Büroalltag befragt wurden.

Aber nicht nur die zusätzliche Zeit wiegt schwer. Viele Manager fühlen sich durch das ständige Checken des Postfaches deutlich gestresst und bemerken gesundheitliche Nachteile. Eine Mehrheit der Befragten gab auch an, sich in den Überstunden weniger produktiv zu fühlen.

Stress durch digitale Post ist spürbar

"Bei schnellem Wechsel von Aufgaben muss die Aufmerksamkeit geteilt werden, was auf Kosten von Gedächtnisleistung, Kreativität und Produktivität geht. Unterbrechungen einer Arbeit bedeuten zusätzliche Belastungen für das Gehirn, da jede Neufokussierung Energie verbraucht, die Herzfrequenz steigt, wir empfinden Stress – und das auch noch nach der Arbeit. Auf Dauer ist Stress durch Überforderung pures Gift und kann bis zu Depressionen führen", erklärt Dipl. Psych. Christian Roth.

Effektives E-Mail-Management ist kein Luxus, sondern Pflicht

Die Lehre aus der Studie muss lauten, dass Effektivität beim E-Mail-Management dringend nottut. Zu den wichtigsten Gegenmaßnahmen gehören die folgenden Punkte:
  • E-Mails gezielt blockweise abrufen und dann direkt bearbeiten.
  • Zeitsparfunktionen des E-Mail-Programms kennenlernen und regelmäßig nutzen.
  • Die Cc-Funktion sparsam einsetzen und sich selbst – wenn möglich – von Verteilern streichen lassen.
  • Eine E-Mail-Ablage einrichten, um erledigte Mails direkt aus dem Posteingang entfernen zu können.
 

Erprobte Kniffe und Handgriffe rund ums lästige Papier

Zeit gespart beim Altpapier: Kiste schlägt Rundkorb
Verwenden Sie zum Wegwerfen von Papier am Schreibtisch keinen Papierkorb, sondern einen geräumigen Karton oder eine Kunststoffkiste.

Dies hat gleich 2 Vorteile: Sie ersparen sich damit nicht nur das tägliche Leeren. Zudem finden Sie ein versehentlich zu früh weggeworfenes Dokument nach einigen Tagen notfalls wieder. Zerknüllen Sie Wegwerfpapier nicht – es braucht sonst zu viel Platz in Ihrer Altpapierablage.

Ablagevermerk sofort anbringen

Versehen Sie Papiere, die Sie gerade in der Hand hatten und für die Ablage vorgesehen sind, immer mit einem Ablagevermerk, falls Sie sie nicht sofort ablegen. Sonst müssen Sie die Dokumente vor dem späteren Ablegen nochmals identifizieren und zuordnen. Das kostet Zeit, die Sie sich sparen können. Entweder schreiben Sie diesen Vermerk oben rechts direkt auf das Papier oder Sie verwenden einen Klebezettel.

Briefumschlag als schnelle Hülle für die Arbeitsablage nutzen

Wenn Sie mehrere lose Blätter per Brief erhalten und nach kurzer Ansicht später bearbeiten wollen: Reißen Sie den Briefumschlag schnell in der Mitte durch und verwenden Sie die noch einseitig geschlossene Hälfte als kostenlose provisorische Hülle. Bei Bedarf können Sie auch gleich noch einen Bearbeitungsvermerk daraufschreiben.

Auf diese Weise können sich die einzelnen Blätter nicht mit anderen Papieren der Arbeitsablage vermischen, und Sie haben später den gesamten Inhalt mit einem Griff zur Hand.