Büroservice Berthold

E-Mail Knigge

Warum Sie auch auf ein "mfg" immer "Mit freundlichen Grüßen" antworten sollten.

Kennen Sie dieses unter eine E-Mail geschluderte mfg? Schwierig, sich da wirklich gegrüßt zu fühlen. Dabei könnte jeder, der den Abschiedsgruß nicht immer wieder neu tippen möchte, ihn ganz einfach in die Signatur einfügen. Womit ein weiterer Höflichkeitspunkt gesichert wäre: der der vollständigen Absenderdaten ...

Die Praxis zeigt es täglich: Das fixe Schreiben und Versenden von E-Mails birgt Gefahren. Ungeschicklichkeiten in der Formulierung, Nachlässigkeiten bei Inhalt, Stil und/oder Form sind gang und gäbe. Und auch wenn selten böse Absicht dahintersteckt: Das vermeintlich unkomplizierte Medium (ver)führt zu Fehlern, die das Verhältnis von Sender und Empfänger belasten können.
 

Die wichtigsten Punkte von A bis Z:

 

Absenderdaten

Nennen Sie am Schluss jeder geschäftlichen E-Mail Ihre Anschrift, Telefon- und Faxnummer (legen Sie sich dazu am besten eine entsprechende Signatur an). Damit geben Sie dem Empfänger die Möglichkeit, für seine Antwort den Kommunikationsweg selbst zu wählen. Denn nicht immer ist die Antwort per E-Mail wirklich die beste Lösung.
 

Antwortgeschwindigkeit

Beantworten Sie E-Mails innerhalb von 24 Stunden.
Wenn Sie noch keine endgültige Antwort geben können, oder die Nachricht weitergeleitet haben, senden Sie vor Ablauf der 24 Stunden zumindest einen kurzen Zwischenbescheid.
 

Betreff

Füllen Sie den Betreff aussagefähig aus: Sache, Anliegen, Bezugsdatum. Je schneller der Empfänger weiß, worum es Ihnen geht, umso besser.
Als grobe Nachlässigkeit gelten unter E-Mailern Betreffzeilen, in denen gar nichts steht. Büros mit hohem Mail-Aufkommen löschen solche Zuschriften bisweilen sofort.
 

Emoticons

Emoticons sind aus Satzzeichen gebildete Smileys wie beispielsweise Freude :-) oder Ärger :-( oder Augenzwinkern ;-) Einerseits können sie eine E-Mail beleben, andererseits sind sie nicht sehr "business like".
Faustregel: Nutzen Sie sie im Kontakt mit Freunden und vertrauten Kollegen, bei reinen geschäftlichen Kontakten jedoch nicht.
 

Gemütslage

Ärger, Gereiztheit, Müdigkeit und Ungeduld (ebenso wie starke positive Stimmungen!) können zu Äußerungen oder Formulierungen führen, die den Empfänger irritieren und Ihrem Anliegen nicht nützlich sind. Schreiben Sie deshalb keine E-Mails, wenn Sie emotional aufgeladen sind, sondern warten Sie damit, bis sich Ihre Gemütslage stabilisiert hat. Oder lassen Sie sie zumindest eine Nacht ruhen, bevor Sie sie nochmals lesen und dann absenden.
 

Höflichkeit

E-Mails sollten schnell auf den Punkt kommen. Das hat seinen Preis – denn "kurz & knapp" klingt gern auch ein wenig rau. Seien Sie gerade deshalb in Ihren eigenen Mails besonders höflich. Nutzen Sie das Wissen auch umgekehrt, wenn Sie E-Mails erhalten, die Ihnen ein wenig schroff vorkommen: In der Regel hat es der Absender nicht so unpersönlich gemeint, wie es bei Ihnen ankommt.
 

Ironie

Bei Ironie sind Missverständnisse vorprogrammiert. Ihren verschmitzten Gesichtsausdruck, mit dem Sie eine ironische Bemerkung getippt haben, sieht Ihr Gegenüber ja nicht. Verzichten Sie also am besten ganz darauf.
 

Komplizierte Sachverhalte

Wann immer Sie das Gefühl haben, dass ein persönliches Gespräch Ihrer Sache dienlicher wäre, liegen Sie wahrscheinlich goldrichtig! Greifen Sie zum Telefonhörer, statt einen endlosen E-Mail-Wechsel in Gang zu setzen. Das Gleiche gilt bei jeglichem Verdacht, der Empfänger könnte etwas nicht richtig ver- oder gar missverstehen.
 

Nähe herstellen

E-Mails dienen dem Austausch von Informationen - zum Vertiefen von Kontakten eignen sie sich wenig. Dagegen hilft auch eine ans Ende der Mail gesetzte Anfrage zum Wetter beim Adressaten oder zum Erholungszustand nach dem Urlaub wenig. Nehmen Sie sich daher in regelmäßigen Abständen bewusst die Zeit, Ihre Kontakte am Telefon oder bei persönlichen Treffen zu pflegen.
 

Rechtschreibung

Kleine Schreibfehler in E-Mails gelten mittlerweile als verzeihlich, da (fast) jeder sie macht. Schön ist das trotzdem nicht, und ein sensibler Empfänger kann bei Fehlerhäufungen das Gefühl bekommen, dass man sich für ihn keine Mühe gegeben hat. Wenn Sie die automatische Rechtschreibprüfung aktiviert haben, dauert ein Durchsehen des Textes nur wenige Sekunden und entfernt alle Fehler - oder verringert ihre Anzahl zumindest auf ein vertretbares Minimum.
 

Retourkutsche

Lassen Sie sich nicht von schlechtem Stil und unangenehmen Tönen einer eingegangenen E-Mail beeinflussen oder anstecken.

Schreiben Sie Ihre Antworten grundsätzlich Ihren eigenen Qualitätsmaßstäben entsprechend.
 
Leider hat sich vielfach die Unsitte eingebürgert, in E-Mails auf Absätze mit Leerzeilen, Nummerierungen und Zwischenüberschriften ganz oder weitgehend zu verzichten.

Die wirklich geringe Mühe, die der Absender sich erspart, steht in keinem Verhältnis zum Aufwand des Empfängers, sich durch einen Endlostext zu quälen. Außerdem ist es ja der Absender, der dem Empfänger etwas vermitteln möchte - allein schon dieses Interesse sollte Grund genug sein, E-Mails leichter verständlich zu strukturieren.

Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern allein um Lesbarkeit! Es genügt schon das auffällige Raute-Zeichen (#), um eine kleine Aufzählung übersichtlich vom Rest des Textes abzuheben.