Kurz & zielführend: So laufen Meetings optimal ab

Hier die wichtigsten Praxistipps zur Durchführung eines erfolgreichen Meetings:

Das Zuspätkommen ist bei Besprechungen ein großes Ärgernis. Das können Sie beispielsweise tun:

• Gehen Sie bei der Auswahl der Teilnehmer sehr sorgfältig vor. Motivierte Teilnehmer haben ein größeres Interesse an Pünktlichkeit.
• Setzen Sie die Besprechung zu einem "krummen", also einprägsamen Zeitpunkt an und mit einer überschaubaren Dauer - etwa: Beginn 9:45 Uhr, Dauer 40 Minuten.
• Legen Sie die wichtigsten Themen an den Anfang.
• Erwägen Sie Sanktionen: Zuspät kommer müssen z. B. beim nächsten Mal Protokoll führen.
• Oder Sie schließen pünktlich die Tür und fangen einfach an. Die radikale Variante (das "Opern-System"): Lassen Sie Zuspätkommer nach Beginn der Besprechung nicht mehr hinein - und das ohne Ansehen von Person und Status.

Beginnen Sie jede Besprechung damit, "alte" Fragen zu klären: Stellen Sie die Ergebnisse von früher erteilten Aufträgen kurz dar. So sind alle Teilnehmer auf dem aktuellen Stand. Positiver Nebeneffekt: Die anstehenden Aufgaben werden ernst genommen.

Sie können eine Besprechung leiten oder daran teilnehmen - beides gleichzeitig geht nicht! Wenn Sie der Moderator sind, konzentrieren Sie sich also ganz auf diese Rolle.
Ihre Aufgaben:

• Aktivieren Sie Sitzungsteilnehmer, die sich als Gäste fühlen, indem Sie Fragen direkt an sie richten.
• Lenken Sie die Diskussion, wenn Sie auszuufern droht. Fassen Sie das bis dahin Erarbeitete noch einmal kurz zusammen, um den Anschluss wiederherzustellen.
• Greifen Sie ein, wenn eine Diskussion ohne die beabsichtigten Resultate zu bleiben droht. Lassen Sie dann z. B. über das Ergebnis abstimmen, oder beauftragen Sie eine Arbeitsgruppe, das Thema bis zur nächsten Besprechung zu vertiefen. Oftmals auch sinnvoll: Treffen Sie einfach selbst eine Entscheidung.
• Fehlen Informationen, um eine Entscheidung zu treffen, verschieben Sie das entsprechende Thema sofort auf das nächste Treffen.

Kopieren und verteilen Sie direkt im Anschluss an die Besprechung das Besprechungsprotokoll, das neben den Ergebnissen auch die nötigen Umsetzungsschritte enthält: wer was bis wann zu erledigen hat.
Das hat folgende Vorteile:

• Die Teilnehmer werden die Besprechungsergebnisse bis zum Eintreffen des Protokolls nicht einfach abhaken, sondern können - während sie noch frisch motiviert sind und die Details im Kopf haben - direkt an die Umsetzung gehen.
• Es gibt nur eine, schriftlich fixierte und von allen abgesegnete Version. Das baut Ausreden und Missverständnissen vor.
• Jeder hat auch die Aufgaben der anderen vor sich: Diese Transparenz erhöht die Disziplin bei der Aufgabenumsetzung und hilft beim Informationsaustausch.

Dann arbeiten die Teilnehmer aktiver und konzentrierter mit, und Sie vermeiden lange Aufwärm- bzw. Abschlussphasen.

Das können Sie tun:

• Teilen Sie gegebenenfalls eine Besprechung in 2 Termine auf, um dann mit wenigen Teilnehmern gezielt und kompakt über die jeweils sie betreffenden Themen zu sprechen.
• Bestimmen Sie vorher die Dauer und die Abfolge der TOPICs, also beispielsweise: - 09.45–10.00 Uhr: Budget - 10.00–10.15 Uhr: Internet-Auftritt
• Bieten Sie einen zeitlichen Ansporn an, etwa: "Wenn wir hier zügig entscheiden, haben wir die Sitzung in 20 statt in 40 Minuten beendet."
• Wenn Sie den Zeitplan nicht einhalten konnten: Beenden Sie die Besprechung dennoch pünktlich. Legen Sie für nicht bearbeitete TOPICs sofort einen neuen Termin fest.