Büroservice Berthold

Ich bin dann mal weg..

Die Urlaubstage stehen vor der Tür. Was tun mit den E-Mails, die während dieser Zeit in Ihrem Posteingang landen?

Am einfachsten haben Sie es, wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das Microsoft Exchange einsetzt: Dann richten Sie den in Outlook integrierten Abwesenheits-Assistenten ein, und der Exchange-Server beantwortet E-Mails mit einer Abwesenheitsnotiz.

Falls diese Lösung für Sie nicht in Betracht kommt, gibt es Alternativen, über die wir Sie heute ebenfalls informieren.
 

Wie richte ich den Agenten ein?

So richten Sie mithilfe des Abwesenheits-Assistenten eine Abwesenheitsnotiz ein
Am einfachsten haben Sie es, wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das Microsoft Exchange einsetzt: Dann richten Sie den in Outlook integrierten Abwesenheits-Assistenten ein, und der Exchange-Server beantwortet E-Mails mit einer Abwesenheitsnotiz.

So nutzen Sie den Assistenten mit Exchange 2007/2010:
 
  • In Outlook bis Version 2007 rufen Sie Extras – Abwesenheits-Assistent auf, in Outlook 2010 Datei – Informationen – Automatische Antworten – Automatische Antworten.
  • Schalten Sie die Option Abwesenheitsnotizen senden ein.
  • Wählen Sie Nur in diesem Zeitraum senden, und geben Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit an.
  • Auf dem Register Innerhalb meiner Organisation geben Sie die Benachrichtigung ein, die Kollegen und Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens erhalten sollen. Formatieren Sie die Nachricht.
  • Öffnen Sie dann das Register Außerhalb meiner Organisation (An), und geben Sie den Text ein, den alle übrigen Empfänger der Abwesenheitsnachricht bekommen sollen.
  • Falls nur Personen aus Ihrem Adressbuch die Benachrichtigung erhalten sollen, schalten Sie (über dem Texteingabefeld) die Option Nur meine Kontakte ein – andernfalls wählen Sie Jeder außerhalb meiner Organisation.
  • Falls Sie noch eine Regel ausführen lassen wollen, klicken Sie auf Regeln und suchen die Regel aus bzw. definieren sie neu.
  • Schließen Sie den Abwesenheits-Assistenten.

Bei einem Exchange-2003-Server rufen Sie in Outlook den Abwesenheits-Assistenten auf und fahren so fort:
  • Schalten Sie die Option Ich bin zurzeit nicht im Hause ein.
  • Geben Sie im Feld Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet die gewünschte Benachrichtigung ein.
  • Schließen Sie den Dialog.

 

Alternative 1:

Die Nachricht in Outlook einrichten
Wenn Sie Ihre E-Mails nicht über einen Exchange-Server erhalten, können Sie Outlook auch so einrichten, dass es auf E-Mails mit einer Abwesenheitsnotiz antwortet. Dazu legen Sie diese Notiz als E-Mail-Vorlage an und richten eine Nachrichtenregel ein, die automatisch auf jede eingehende E-Mail mit der Vorlage reagiert. Das hat allerdings folgende 2 Nachteile:
  • Sie müssen den PC mit Outlook während Ihres Urlaubs laufen lassen.
  • Die Regel in Outlook beantwortet jede E-Mail des Absenders mit der Abwesenheitsnachricht, selbst wenn der während Ihres Urlaubs 10 E-Mails schickt. Exchange dagegen merkt sich, wem es bereits die Benachrichtigung geschickt hat, und spart sich weitere Nachrichten (das gilt auch für die Abwesenheits-Assistenten der Mail- und Webspace-Provider, die im Anschluss behandelt werden).

Es empfiehlt sich aus diesen Gründen, die Abwesenheitsnotiz über die Web-Oberfläche Ihres Mail- bzw. Webspace-Providers einzurichten.
 

Alternative 2:

Die Nachricht beim Mail-Provider anlegen
Alle mir bekannten Freemail-Provider sowie die Anbieter kostenpflichtiger E-Mail-Konten stellen eine Möglichkeit zur Verfügung, eine Abwesenheitsbenachrichtigung über die Web-Oberfläche einzurichten. Die Vorgehensweise hängt vom jeweiligen Provider ab. Im Folgenden beschreibe ich das Prozedere anhand von Freemail-Konten bei GMX:
  • Rufen Sie im Webbrowser die Seite www.gmx.de auf, und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen sowie Ihrem Kennwort an.
  • Klicken Sie unter Mein GMX auf Optionen.
  • Klicken Sie auf Abwesenheit.
  • Klicken Sie rechts neben dem E-Mail-Namen auf das Bleistift-Icon für Bearbeiten.
  • Setzen Sie die Abwesenheitsschaltung auf aktiv.
  • Geben Sie den Text für die Benachrichtigung ein.
  • Geben Sie entweder ein Enddatum an, oder wählen Sie Unbegrenzt aus.
  • Klicken Sie auf Übernehmen.

 

Alternative 3:

Die Nachricht für die eigene Domain-Adresse anlegen
Zu den Webspace-Paketen, die Sie bei einem Provider wie 1&1 oder Strato buchen können, gehören in der Regel auch E-Mail-Adressen. Für diese Adressen können Sie – wie bei GMX – über die Web-Oberfläche des Providers eine Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten. Bei einem 1&1-Konto etwa geht das so:
  • Rufen Sie die Seite www.1und1.de auf, und klicken Sie auf Login.
  • Öffnen Sie das Register 1&1 Mail & Online Office, und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihr Kennwort ein (oder melden Sie sich auf dem Register 1&1 Kunden-Login mit Ihren Website-Kundendaten an und wechseln Sie dann in den Webmailer).
  • Klicken Sie auf das Zahnrad-Icon für Einstellungen.
  • Klicken Sie links auf Extras und dann rechts daneben auf Autoresponder.
  • Schalten Sie den Autoresponder auf An, und geben Sie den Betreff für die Benachrichtigung, Ihre Absenderadresse sowie den Text ein.
  • Zum Abschluss klicken Sie auf OK und melden sich aus der Web-Oberfläche ab.

Extra Tipp: Wenn Ihr Unternehmen die E-Mail-Konten bei einem Provider eingerichtet hat, Sie aber keinen Zugang zur Web-Oberfläche erhalten haben, bitten Sie den Administrator in Ihrer Firma, die Abwesenheitsnotiz für Sie einzugeben.