Büroservice Berthold

Interne eMail-Kommunikation

Mit den folgenden 10 Grundregeln für Ihre interne E-Mail-Kommunikation sind Sie immer auf der sicheren Seite:
  • Seien Sie höflich. Eine Anrede, sei es auch nur ein schlichtes "Hallo", sollte schon drin sein und eine abschließende Grußformel ebenfalls.
  • Fassen Sie sich kurz, und seien Sie sachlich. Formulieren Sie knapp und präzise. Eine E-Mail soll für die schnelle Informationsübermittlung sorgen.
  • Tragen Sie Meinungsverschiedenheiten grundsätzlich nicht per E-Mail aus. Wenn Sie etwas ärgert oder Sie eine Kritik anbringen möchten, sprechen Sie persönlich mit dem Betreffenden, oder rufen Sie ihn zumindest an.
  • In diesem Sinne gilt auch generell: Ärger, Zorn, Gereiztheit, Euphorie und Ungeduld können zu Äußerungen und Formulierungen führen, die den Empfänger irritieren und Ihrem Anliegen nicht nützlich sind. Schreiben Sie deshalb keine E-Mails, wenn Sie emotional aufgeladen sind, sondern warten Sie damit, bis sich Ihre Gemütslage stabilisiert hat.
  • Behandeln Sie pro E-Mail nur 1 Thema - mit einem aussagekräftigen Betreff, sodass Ihr Text leicht zugeordnet und wiedergefunden werden kann. Wollen Sie mehrere Themen abhandeln, schreiben Sie besser separate E-Mails.
  • Wenn Sie eine E-Mail beantworten, senden Sie nicht automatisch die ganze Nachricht mit. Bei einem längeren E-Mail-Wechsel führt das nur zu Endlos-E-Mails und erschwert das Ausdrucken. Statt dessen können Sie in Ihrer Antwort die Stellen des Originaltextes zitieren, auf die Sie sich beziehen.
  • Verzichten Sie auf Großbuchstaben, denn das gilt in der Welt des Internets als SCHREIEN. Um ein Wort besonders hervorzuheben, können Sie es in *Sterne* setzen.
  • Setzen Sie nicht leichtfertig Vorgesetzte und Kollegen auf "cc", wenn diese nicht ausdrücklich Kenntnis von bestimmten Vorgängen haben möchten.
  • Beantworten Sie E-Mails möglichst am selben Tag. Falls Sie selbst schnell eine Antwort brauchen, vermerken Sie im Betreff: "Schnelle Antwort erforderlich!"
  • Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation fließt. Bitten Sie die Empfänger wichtiger E-Mails, den Erhalt zu bestätigen ("Bitte kurz bestätigen"). Fordern Sie benötigte Antworten auf Ihre E-Mails aktiv ein: "Bitte Antwort/Feedback bis zum ..."