Kontaktgruppen in Outlook

Wenn Sie häufiger E-Mails an feste Personenkreise senden, können Sie viel Zeit sparen, indem Sie entsprechende Kontaktgruppen (Outlook 2010) bzw. Verteilerlisten (frühere Outlook-Versionen) anlegen. Statt umständlich alle Empfänger einzeln für die Adresszeile zusammenzusuchen, reicht dann einfach die Angabe der entsprechenden Kontaktgruppe.

Bei Entourage finden Sie eine entsprechende Funktion unter Datei – Neu – Gruppe, bei Outlook Express wählen Sie im Menü des Adressbuchs Neu – Neue Gruppe. Bei den Express-Nachfolgern Windows Mail und Windows Live Mail heißen die Gruppen „Kategorien“: Gehen Sie auf Kontakte, machen Sie einen Rechtsklick auf Favoriten und wählen Sie Neue Kategorie erstellen aus. Und auch bei Mac Mail erstellen Sie im Adressbuch eine neue Gruppe.

Hier eine ausführliche Anleitung und Tipps für Outlook, die vom Prinzip her für alle E-Mail-Programme gelten:
 

Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook 2010

  • Klicken Sie in Kontakte auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Kontaktgruppe.
  • Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Kontaktgruppe ein.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Kontaktgruppe in der Gruppe Mitglieder auf Mitglieder hinzufügen, und wählen Sie Aus Outlook-Kontakten, Aus Adressbuch oder Neuer E-Mail-Kontakt: Wenn Sie einen neuen E-Mail-Kontakt hinzufügen, geben Sie die Informationen für die Person im Dialogfeld Neues Mitglied hinzufügen ein. Wenn Sie ein Mitglied aus den Outlook-Kontakten oder einem Adressbuch hinzufügen, klicken Sie in der Dropdownliste Adressbuch auf das Adressbuch mit den E-Mail-Adressen, die Sie in Ihre Kontaktgruppe aufnehmen möchten. Klicken Sie danach in der Namensliste auf die gewünschten Namen und dann auf Mitglieder. Einer Kontaktgruppe können Namen aus verschiedenen Adressbüchern hinzugefügt werden.
  • Wiederholen Sie den Vorgang für alle Personen, die der Kontaktgruppe hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie dann auf OK.
Die Kontaktgruppe wird unter dem von Ihnen angegebenen Namen im Ordner Kontakte gespeichert.
 

So geht das in früheren Outlook-Versionen

  • Wählen Sie im Menü Datei die Optionen NeuVerteilerliste.
  • Vergeben Sie einen Namen für Ihre Liste, und klicken Sie auf Mitglieder auswählen.Wählen Sie das Outlook-Adressbuch aus, in dem sich die Namen der Mitglieder befinden. Ergänzen Sie die Liste mit den E-Mail-Adressen der gewünschten Personen über die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Anschließend beenden Sie das Fenster mit OK und schließen das Dialogfeld Verteilerliste mit einem Klick auf Speichern und Schließen.
Selbstverständlich können Sie einzelne Personen auch mehreren Verteilerlisten zuordnen.
 

Kontaktgruppen/Verteilerlisten als nutzen

  • Öffnen Sie eine neue Nachricht.
  • Schreiben Sie den Namen der Verteilerliste in das Feld An, oder wählen Sie die Verteilerliste über eines Ihrer Adressbücher aus. Die Verteilerliste verhält sich wie ein normaler Kontakt in Ihrem Adressbuch

 

Kontaktgruppen/Verteilerlisten pflegen

E-Mail-Adressen können sich ändern, Mitarbeiter wechseln. Und sicher kennen Sie den Fall, dass Sie irgendwann einmal auf eine Verteilerliste geraten sind, mit der Sie schon längst nichts mehr zu tun haben – und die E-Mails bekommen Sie noch immer. Das Problem hierbei ist nicht nur der Zeitverlust, sondern auch der Datenschutz. Nehmen Sie sich deshalb in regelmäßigen Abständen Zeit dafür, Ihre Daten auf den aktuellen Stand zu bringen!

So aktualisieren Sie Ihre Kontaktgruppen/Verteilerlisten:
  • Öffnen Sie die Verteilerliste mit einem einfachen Klick auf den Kontakte-Ordner und dann mit einem Doppelklick auf die Liste.
  • Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren. Mit diesem Befehl erreichen Sie, dass Änderungen, die Sie in der Vergangenheit an einzelnen Adressen vorgenommen hatten, automatisch in die Listen-Adressen übernommen werden.
  • Gehen Sie dann die Liste durch, und löschen bzw. ergänzen Sie Kontakte. Dann sichern und beenden Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf Speichern und Schließen.
 
So verhindern Sie, dass Gruppenempfänger alle Namen sehen
Bedenken Sie beim Versenden einer Mail an mehrere Empfänger, dass diese jeweils die Namen und Adressen aller anderen Empfänger sehen können. Das ist bei hausinterner E-Mail zwar bisweilen wünschenswert, bei Post an externe Empfänger jedoch nicht unbedingt.

Verhindern können Sie dies, indem Sie Empfänger, die untereinander anonym bleiben sollen, ausschließlichin das „Bcc“-Feld (Blind carbon copy) eintragen. Als Hauptadressaten geben Sie dann Ihre eigene Adresse an. Die Empfänger sehen dann zwar im „An“-Feld nicht ihren eigenen Namen, sondern Ihre Absenderadresse – das ist bei geschäftlichen Mails aber durchaus üblich.