Büroservice Berthold

3 x mehr Ordnung für die zweite Jahreshälfte

was wünschen Sie sich beruflich für das zweite Halbjahr 2017?

Ganz einfach nur mehr Ordnung im Büro vielleicht? – Wenn Sie eine Ordnung schaffen wollen, die Sie sicher durch die nächsten Monate bringt, helfen Ihnen das 80%-Prinzip, der „12 Wochen Post-it“-Trick und der Tauglichkeits-Check. Heute erfahren Sie mehr darüber. Viel Erfolg damit!

von Jörg Schötensack

 

1. Büro aufräumen mithilfe des 80%-Prinzips

Oftmals verstehen wir Aufräumen nur als "Hübschmachen": Herumfliegende Blätter werden auf einem sauberen Stapel gesammelt, Gegenstände nett angeordnet, Ordner geradegerückt. Diese Ordnung hält nicht mehr als ein paar Tage.

Halten Sie sich besser an das 80%-Prinzip. Das heißt: Sorgen Sie dafür, dass alle Aufbewahrungsorte nur zu maximal 80 % gefüllt sind – Schrankfächer, Regalbretter und Schubladen ebenso wie Ordner, Hängemappen und der Becher mit Stiften auf Ihrem Schreibtisch. So erleichtern Sie sich den Zugriff, und Sie können zukünftig Neuzugänge immer direkt dort unterbringen, wo sie hingehören.

Die Idee lautet also: Gehen Sie systematisch alle Schränke und Regale in Ihrem Büro durch, und misten Sie so lange aus, bis Sie auf die 80 % kommen. Und wenn Sie über das Ziel hinausschießen und bei 60 % landen, ist das noch besser: eine Investition in die Zukunft. Denn die einfache Gleichung lautet: Je mehr freien Platz Sie schaffen, umso alltagstauglicher ist die Ordnung und umso länger hält sie vor.
 

2. Unterlagen aussortieren – mit dem „12 Wochen Post-it“-Trick

Sie sind sich nicht sicher, was Sie noch brauchen, was ins Archiv ausgelagert und was entsorgt werden kann? Da hilft der folgende Trick:

  • Markieren Sie alle Papierbehälter – Ordner, Stehsammler, Hänge- und Einstellmappen, auch die an Ihrem Schreibtisch! – mit einem Post-it-Index-Streifen. Sobald Sie das erste Mal auf einen Behälter zugreifen, entfernen Sie dann den Streifen.
  • Alle Behältnisse, die nach 12 Wochen noch einen Streifen tragen, können Sie aus dem Büro auslagern – in einen Nebenraum, auf den Gang oder zumindest in schlecht erreichbare Regalfächer im Büro.
  • Den Inhalt von Schriftgutbehältern, auf die Sie dann nach weiteren 9 Monaten immer noch nicht zugegriffen haben, können Sie direkt entsorgen bzw. in Archivboxen umfüllen und ins Archiv stellen.
 
Machen Sie einen Check: Sind Sie mit Ihren Ablagebehältnissen zufrieden? Mit welchen Ablagen arbeiten Sie gern, mit welchen weniger gern?

  • Tauschen Sie z. B. aufgeblähte Hängemappen gegen solche mit breitem Boden aus, und unterteilen Sie die Unterlagen darin mithilfe von Einstellmappen. Oder ändern Sie die Ablagesystematik: Finden Sie feinere Ablagebegriffe, und legen Sie neue Mappen an.
  • Gönnen Sie sich für schief stehende Pappstehsammler Modelle aus Kunststoff oder Metall, und tauschen Sie klemmende Ordner aus.
  • Vereinheitlichen Sie Ablagebeschriftungen wie Ordner-Rückenschilder oder Reiter auf Ihren Hängemappen. Arbeiten Sie dabei mit Farben!