Offizielle Dokumente

Wissen Sie, wie lange Sie welche Dokumente aufbewahren müssen?
Hier sind die wichtigsten Informationen dazu.
 

Versicherungen & Co.

Gerade in Versicherungs- und Behördenordnern sammelt sich zu einem Vorgang oft viel Papier an. Faustregel: Heben Sie das 1. sowie das letzte Schriftstück auf. Bei Versicherungen sind das z. B. die Anfangs-Police und die letzte Aktualisierung mitsamt dem letzten Anschreiben, auf dem Sie die aktuelle Adresse und Ihren Ansprechpartner finden.
 

Steuerunterlagen

Wenn Sie Angestellte/r sind, müssen Sie keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Das heißt: Sie können nach Erhalt des endgültigen Steuerbescheids alle Steuerunterlagen entsorgen. Tun Sie’s!
 

Steuererklärung und -bescheid

Die Verjährungsfrist für Steuerschulden beträgt 5 Jahre: So lange sollten Sie auch Steuerbescheide aufbewahren. Den Antrag selbst müssen Sie nicht aufbewahren, er kann aber als Vorlage der nächsten Steuererklärung nützlich sein.
 

Tipp:

Achtung: Als Selbstständige/r müssen Sie alle steuerlich relevanten Belege 6 bzw. 10 Jahre lang aufbewahren. Das bedeutet aber nicht, dass die betroffenen Ordner griffbereit in Ihrem Büro stehen müssen. Besorgen Sie sich einfache Archivboxen, in denen Sie Steuerunterlagen nach Jahren sortiert im Keller aufbewahren.
 

Private Bankbelege

Bewahren Sie Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen mindestens 3 Jahre lang auf, rät der Bundesverband deutscher Banken (BdB). Zwar sind Sie dazu gesetzlich nicht verpflichtet. Die Aufbewahrung empfiehlt sich jedoch, um Zahlungen nachweisen zu können. Denn bei den so genannten Alltagsgeschäften beträgt die Verjährungsfrist 3 Jahre. In dieser Zeit kann es theoretisch passieren, dass Unternehmen absichtlich oder aus Schlamperei einen bereits bezahlten Betrag von Ihnen nochmals einfordern oder abbuchen.
 

Rechnungen

mit den zugehörigen Garantiescheinen sollten Sie wegen Ihres Anspruchs auf Garantie 2 Jahre lang aufbewahren. Handwerkerrechnungen müssen 2 Jahre lang aufbewahrt werden – das ist eine gesetzliche Regelung mit dem Ziel, Schwarzarbeit zu reduzieren.
 

Belege rund um die Mietwohnung/das Eigenheim

Alle Miet-Unterlagen und den Schriftverkehr mit dem Vermieter sollten Sie aufbewahren, solange Sie in der Wohnung wohnen – und nach Auszug noch weitere 6 Monate. Dann können Sie alles entsorgen, weil der Vermieter keine Forderungen mehr stellen kann. Bei einer Eigentumswohnung oder einem Eigenheim sollten Sie ebenfalls alle Belege sammeln – die werden bei einem eventuellen Verkauf wichtig.
 

Persönliche Dokumente

Ein Leben lang sollten Sie aufbewahren:
  • Geburtsurkunde
  • Taufschein
  • Heiratsurkunde
  • Sterbeurkunden von Angehörigen
  • ärztliche Gutachten
Außerdem sind folgende Unterlagen für die Dokumentation Ihres schulischen und beruflichen Werdegangs wichtig:
  • Schulzeugnisse
  • Hochschuldiplome
  • Abschlusszeugnisse der IHK
  • Meisterbrief
  • Arbeitszeugnisse
  • Weiterbildungsbescheinigungen
Speziell für die Rentenversicherung brauchen Sie:
  • Ausbildungsnachweise
  • Bundeswehr- oder Zivildienstzeiten
  • Immatrikulationsbescheinigungen
  • Sozialversicherungsnachweise
  • sozialversicherungspflichtige Tätigkeiten während des Studiums
  • Arbeitsverträge
  • Gehaltsabrechnungen
 

30 Jahre:

  • Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten

 
  • Kaufverträge, Garantiescheine/Rechnungen, Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren
  • Auch Handwerkerrechnungen müssen zwei Jahre aufbewahrt werden (eine Maßnahme zur Bekämpfung von Schwarzarbeit). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Rechnungen aus dem Januar 2012 dürfen folglich erst mit Ablauf des Jahres 2014 vernichtet werden.