Büroservice Berthold

Geburtsurkunde? Hm, irgendwo müsste die sein ...

Gehören Sie zu jenen beruflich gut organisierten Menschen, die bei ihren privaten Papieren weitgehend auf Ordnung verzichten? Da gibt es Papiere auf dem Schreibtisch, mit Magneten am Kühlschrank befestigt, in der Schublade im Wohnzimmerschrank – und das nervt Sie?

Hier der Gegenentwurf: Stellen Sie sich vor, dass Sie jedes Blatt Papier in Ihrem Haushalt an einem sinnvollen Platz verstauen und mit einem gezielten Griff hervorholen können. Klingt gut, nicht wahr? Dann lesen Sie am besten gleich weiter.

von Jörg Schötensack
 

Private Ablage: So richten Sie eine Heimat für Ihre Papiere ein

Bilden Sie Stapel mit Sachgruppen
Sammeln Sie im ganzen Haus die Unterlagen ein, die abgelegt werden müssen, und bringen Sie sie in ein Zimmer. Dafür wählen Sie sich am besten einen Ort aus, an dem Sie viel Platz haben und an dem Sie sich auf dem Boden ausbreiten können. Vergessen Sie auch nicht solche Papiere, die am Kühlschrank hängen, hinter dem Toaster stehen oder die Sie bereits in Ordnern, Pappkartons und Mappen abgelegt haben.

Sortieren Sie die Papiere auf Stapeln (oder in Pappschachteln) nach Sachgruppen. Wenn Sie alle Dokumente den einzelnen Sachgruppen zugeordnet haben, können Sie an die Unterteilung gehen. Gehen Sie etwa den Stapel „Finanzen“ durch: Vielleicht legen Sie für Bankkonten, Depots und andere Anlageformen jeweils eine eigene Mappe an.

Beim Sortieren: Kräftig ausmisten!
An dieser Stelle sollten Sie sich auch kräftig ans Aussortieren machen. Gehen Sie die einzelnen Schriftstücke durch, und stellen Sie sich die folgenden Fragen: 
  • "Werde ich das jemals wieder brauchen? Wenn ja, könnte ich es mir auf irgendeine Weise leicht wiederbeschaffen?" Ein kürzlich erschienener Zeitungsartikel über Skiurlaubsorte lässt sich möglicherweise relativ einfach über die Stadtbücherei oder im Internet besorgen. Auf diese Weise sind Sie bereits einen Artikel los, den Sie lediglich „für den Fall der Fälle“ behalten.
  • "Bringt es mir irgendeinen neuen Aspekt zusätzlich zu den Informationen, die ich über dieses Thema bereits besitze?" Heben Sie keine Artikel, Broschüren oder Prospekte auf, die nur Basiswissen wiederholen, das Sie bereits abgeheftet haben.
  • "Wann und wozu brauche ich diese Information?" Wenn Sie eine Reise nach Madrid planen, sollte ein Artikel über die Goya-Sammlung im Prado-Museum in der „Urlaub“-Mappe landen, nicht unter „Museen“ oder „Malerei“ – dort kann er nach Ihrem Besuch hin.
Tipp: Legen Sie Unterlagen, die Sie in keiner Sachgruppe unterbringen, einfach erst einmal beiseite. Am Ende werden Sie in den meisten Fällen feststellen, dass sich mehrere Dinge unter einem logischen Oberbegriff sammeln lassen.
 
So richten Sie Ihre Ablage ein
Alles aussortiert, was sich aussortieren lässt? Dann ordnen Sie nun die Stapel. Bei allem, was Sie lose (= nicht geheftet) ablegen, ist eine einfache chronologische Ablage das Sinnvollste: Legen Sie das neueste Dokument jeweils obenauf. Und auch bei Ordnern hat diese Chronologie den großen Vorteil, dass Sie nicht immer den gesamten Inhalt umwuchten müssen, um ein Dokument einzulegen. Um Sie herum liegen nun sauber geordnete Stapel. Entscheiden Sie jetzt, welche davon Sie in welcher Form ablegen wollen:

Was Sie alles lose (= nicht geheftet) ablegen können

Wählen Sie für die Dokumente, die Sie häufiger in Benutzung haben, immer eine Loseblattablage. Die Begründung dafür heißt Schnelligkeit – beim Ablegen wie beim Zugriff. In Zahlen: Wenn Sie ein Dokument in einem Ordner ablegen wollen, benötigen Sie dafür 13 Handgriffe. Bei der Loseblattablage sind es 6.

Wenn „loseblatt“ geklärt ist, bleibt Ihnen die Wahl der Mappen: Hänge - oder Einstellmappen? Ich empfehle Einstellmappen – eine „Dünnaktenablage“. Deren große Vorteile sind:
  • Die Ablage ist enorm platzsparend – die Mappen haben nicht mehr „Körper“ als einfache Aktendeckel. In einer Box von 10 cm Tiefe bringen Sie 30 bis 40 Mappen unter!
  • Sie ist ausgesprochen mobil – Sie nehmen einfach die ganze Mappe mit auf den Behördengang, zum Treffen des Mietervereins oder an den Wohnzimmertisch.
  • Sie lässt sich ganz schnell anlegen. Mappe und Etikettenbogen herausziehen, Selbstklebeetikett per Hand beschriften und ankleben – fertig!
  • Sie erlaubt es Ihnen, Ihre Unterlagen sehr fein zu strukturieren. Das heißt: Statt einer Mappe für „Abos & Mitgliedschaften“ können Sie (alphabetisch geordnet) separate Mappen anlegen für „Caritas“, „FAZ“, „Mieterverein“, „Miles&More“ etc. Das erhöht die Zugriffsgeschwindigkeit und die Übersichtlichkeit!
Bei der Anordnung der Mappen sollten Sie sich für die absolut anwenderfreundliche Kombination aus farbiger und alphabetischer Ordnung entscheiden. Das heißt: Bestimmte Sachgruppen werden einer Farbe zugeteilt (mit farbigen Reitern oder farbigen Mappen); innerhalb der Farbe ordnen Sie die Mappen von A bis Z. Beispiele für farbige Sachgruppen:
  • Alles rund ums Auto ist z. B. blau: die Mappen „Kfz-Versicherung“, „TÜV“, „Auto“, „ADAC“ etc.
  • Familienmitglieder und andere Angehörige des Haushalts bekommen z. B. gelbe Mappen: je eine Namensmappe pro Familienmitglied, daneben eine Mappe „Blacky“ (mit allem, was den Hund betrifft), eine Mappe „Sonja“ (für die Zugehfrau) etc.
  • Alle Finanzunterlagen werden z. B. rot: Mappen, die bankbezogene Unterlagen enthalten, Kreditkarten, Investitionsunterlagen mit dies bezüglichen Schriftstücken etc.
  • Sie haben ein Hobby, einen Nebenberuf oder eine ehrenamtliche Tätigkeit und benötigen dafür mehrere Mappen? Sammeln Sie auch diese unter einer Farbe, z. B. Grün.
  • Und dann brauchen Sie natürlich noch eine Farbe für alles andere.
Was Sie in Stehsammlern und Ordnern ablegen können

Für Kataloge, Zeitschriften und Ähnliches (jeweils nur die aktuellen Ausgaben aufheben!) eignen sich Stehsammler. Ordner können Sie beispielsweise für Bankauszüge wählen (bei denen es strenger auf die Chronologie ankommt) oder für Gebrauchsanweisungen (auf die Sie nicht täglich zugreifen müssen und die dort übersichtlicher eingesehen werden können). Egal, ob Sie bereits nach einer Sitzung fertig sind oder ob Sie mehrere Anläufe starten müssen – machen Sie weiter, bis Sie für alles einen Platz gefunden haben. Wenn Sie Ihr Ablagesystem dann benutzen, holen Sie die investierte Zeit schnell wieder rein.