Büroservice Berthold

Termin- und Aufgabenmanagement auf dem PC

Bei konsequenter Nutzung enorm effektiv!

In vielen Unternehmen haben Sie bezüglich der Software ohnehin keine Wahl, da sie vorgegeben ist; am weitesten verbreitet sind Outlook und Lotus Notes als Termin-, E-Mail- und Aufgabenmanagement-Programme. Aber auf die Nutzung haben Sie Einfluss! Die typische Situation im Unternehmen ist nämlich folgende:
  • Das Software-Tool zur Verwaltung der E-Mails wird eingesetzt, da daran kein Weg vorbeigeht.
  • Die Terminmanagement-Funktion erfreut sich geringerer Beliebtheit. Wenn jedoch firmenintern ein elektronisches Besprechungsmanagement eingeführt ist, gibt es auch hierfür keine Alternative.
  • Bleibt die Aufgabenmanagement-Funktion, die - freiwillig – selten genutzt wird. Doch gerade hier liegt das Potenzial zur Effizienzsteigerung!
 

Unsere Empfehlungen:

  • Reduzieren Sie Ihre Planungs- und Steuerungsinstrumente auf eine Papier-Wiedervorlage sowie auf eine elektronische Software für Termine, Aufgaben und E-Mails.
  • Tragen Sie konsequent Erinnerungen an Aufgaben etc. in den Aufgabenmanager ein.
  • Nutzen Sie, wenn Sie viel von unterwegs aus arbeiten, Hilfsmittel wie einen PDA.
  • Drucken Sie keine E-Mails mehr aus, die Sie später bearbeiten wollen, sondern erfassen Sie diese direkt im Aufgabenmanager.

 

Termin- und Aufgabenmanagement auf dem PDA

Ein PDA ist ein sehr praktisches Hilfsmittel zur Planung und Erinnerung. Er ist klein und handlich, und so können Sie ihn überallhin mitnehmen.

Schluss mit Notizzetteln: Im PDA können Sie jede Idee und jedes „Ich muss an … denken“ direkt festhalten. Die Daten lassen sich einfach mit dem Rechner abgleichen: So vermeiden Sie Doppelarbeiten. Damit ist der PDA ein sehr gutes Hilfsmittel für die elektronische Wiedervorlage.

Empfehlung: Vor allem, wenn Sie nicht nur im Büro, sondern öfter auch unterwegs, zu Hause oder bei Kunden arbeiten, profitieren Sie von einem PDA.
 

Termin- und Aufgabenmanagement auf dem LapTop

Nicht ganz so handlich, dafür komplett PC-kompatibel

Im Grunde gilt das zum PDA Gesagte auch für den Laptop. Er ist zwar nicht so klein und handlich und erinnert an Termine bzw. Aufgaben nur dann, wenn er eingeschaltet ist. Für die elektronische Wiedervorlage ist er dennoch gut geeignet.
  • Sie arbeiten mit der gleichen Software wie auf Ihrem PC und können die Daten unproblematisch abgleichen.
  • Sie können den Laptop auch für mobile Präsentationen oder das Arbeiten an Texten nutzen.
Empfehlung: Wenn es Ihnen jedoch nur um die Termin- und Aufgabenfunktionen geht, sind Sie sicherlich mit dem handlicheren PDA besser beraten. Oder Sie gehen gleich noch einen Schritt weiter und legen sich ein Smartphone zu. 
 

Termin- und Aufgabenmanagement auf dem Handy

Die neue Generation der Smartphones macht’s möglich

Das Mobiltelefon hat den großen Vorteil, dass die meisten Menschen es ohnehin immer bei sich haben. Der Nachteil ist der, dass es - wenn Sie nicht gerade ein fleißiger SMS-Versender sind - erst einmal gewöhnungsbedürftig ist, was die Texteingabe angeht.

Was die Aufgaben- und Terminmanagement-Funktionen angeht, hat sich jedoch in den vergangenen Jahren viel getan: So genannte Smartphones können inzwischen einen PDA ersetzen. Ein Smartphone ist ein Kombinationsgerät aus PDA und Mobiltelefon. Hierbei handelt es sich entweder um einen Organizer, der mit Telefonfunktionen ausgestattet ist, oder um ein Handy, das sämtliche Organizer-Funktionen erfüllt. Sie können damit also:
  • wie mit einem Handy im Mobilnetz telefonieren
  • E-Mails abrufen und bearbeiten
  • Termine verwalten (Kalenderfunktion)
  • Aufgaben verwalten (Aufgabenfunktion)
  • aufs Internet zugreifen (auf normalen Web-Seiten surfen und/oder auf Seiten im Handy-Web WAP)
 

Vor- und Nachteile von Smartphones

Die „Ehe“ zwischen Organizer und Handy bringt Ihnen eine ganze Reihe von Vorteilen:
  • Statt zweier Geräte verwenden Sie nur noch eines. Das bedeutet mehr Platz in der Tasche und weniger Aufwand (nur ein Netzgerät, nur ein Kabel für den Datenaustausch). Zudem bedienen Sie alle Funktionen über eine einheitliche Oberfläche.
  • Bei Smartphones können Sie die Funktionen von PDA und Handy kombiniert nutzen: Für Anrufe steht Ihnen z. B. statt des teilweise sehr bescheidenen Nummernspeichers eines Handys die komplette Adressdatenbank zur Verfügung - also sämtliche Nummern, über die eine Person unter Umständen zu erreichen ist. Diese Datenbank lässt sich bei allen Geräten mit dem Datenbestand auf dem heimischen PC abgleichen (etwa in Outlook).
 
  • Smartphones sind in der Regel größer und schwerer als einzelne Geräte. Sie müssen zwar heutzutage keine „Briketts“ mehr mit sich herumschleppen: Dennoch ist es - jedenfalls bei den Organizern mit Telefonfunktion, weniger bei den Telefonen mit Organizerfunktion - häufig erforderlich, das mitgelieferte Headset zu verwenden, da die Geräte für längere Telefonate zu schwer sind.
  • Wenn Sie ein Telefon mit Organizerfunktionen verwenden, ist die Eingabe von Daten manchmal umständlich.
Empfehlung: Wenn Sie viel vom Schreibtisch aus arbeiten oder unterwegs ohnehin immer einen Laptop bei sich haben, sollten Sie Ihr Termin- und Aufgabenmanagement auch ganz komfortabel dort erledigen – am PC bzw. Laptop. Wenn Sie jedoch viel unterwegs sind und mit leichtem Gepäck reisen möchten, ist ein Smartphone eine echte Alternative.