Verheerende Gebäudeschäden oder Einbrüche mit Dokumentendiebstahl kommen verhältnismäßig selten vor. Dennoch sollten Sie sich Gedanken über die Sicherheit Ihrer wichtigsten Dokumente machen. Denn im Schadensfall kommen ganz erhebliche Nachweis- und Wiederbeschaffungsprobleme auf Sie zu.
  
von Jörg Schötensack

Welche Unterlagen Sie schützen sollten

• Gesetzliche Dokumente von dauerhafter Gültigkeit, beispielsweise Gesellschaftsverträge, Bescheinigungen von Ämtern, Berufsgenossenschaften, Handelskammern und anderen Institutionen sowie Lizenzen, Bewilligungen, Patente
• Versicherungsunterlagen: was wo versichert ist
• Aufstellungen über Außenstände
• Bankunterlagen: Zeichnungsbefugnisse und andere Vollmachten
• Garantiescheine und -erklärungen, beispielsweise für Maschinen, Fahrzeuge und ausgeführte Bau-/Handwerksarbeiten
• Die wichtigsten steuerlich relevanten Dokumente, die noch nicht verjährt sind und auch noch nicht amtlich geprüft wurden
• Gebäude: Miet-, Leasing, Kauf-, Pacht- und Kreditverträge
• Sonstige: Qualifikationsbescheinigungen, Finanzverträge, Besitzurkunden
• Unersetzliche EDV-Datenbestände, regelmäßige aktuelle Sicherheitskopien, Steuerdaten
  Sicher aufbewahrt sind Ihre Dokumente ausschließlich in einem Bankschließfach oder einem feuerfesten Behältnis – beispielsweise einem Tresor oder Datensafe mit hohem Hitzeschutz für Papier und EDV-Medien. Greifen Sie jedoch nicht zum erstbesten Angebot, sondern überlegen und planen Sie, welche Größe, Sicherheitsstufe und Ausführung für Sie am besten geeignet ist. Denn sowohl zu viel als auch zu wenig Schutz kosten Sie bares Geld.
  

Sicherheitsklassen:
Ein Tresor oder Datensafe sollte nach der Europanorm VdS klassifiziert sein. Deren 6 Stufen (0 bis 5) geben Auskunft über den jeweiligen Sicherheitsstandard und die damit zusammenhängenden Höchstsummen, mit denen der Inhalt versichert werden kann.

Wandtresore
werden ins Mauerwerk eingesetzt. Versicherungsschutz erhalten Sie nur bei fachgerechtem Einbau.

Möbeltresore
werden in Schränken oder Regalen versteckt und durch die Rückwand oder den Boden im Mauerwerk verdübelt. Achtung: Bei unzureichender Verdübelung kann ein Möbeltresor herausgestemmt und mitgenommen werden.

Tresorschlösser:
Höchste Sicherheit bietet Ihnen ein Tresor mit Doppelbartschloss, das bis zu 9 einzelne Zuhaltungen enthält. Achten Sie darauf, dass sich die Zuhaltungen nur gemeinsam und nicht einzeln betätigen lassen. Ebenfalls sehr sicher ist ein Zahlenkombinationsschloss.

Brandschutz:
Die meisten Tresore bieten einen einfachen Feuerschutz, der jedoch nur kurze Zeit wirkt, denn Papier beginnt schon bei 130° Celsius ohne direkte Feuereinwirkung zu verkohlen. Achten Sie deshalb bei den Geräteangaben auf eine geprüfte Feuersicherheitsausstattung. Z. B. bedeutet Stufe S60P, dass der Tresor 60 Minuten lang einer Außentemperatur von 1.000° Celsius widersteht. Bei S120P sind es entsprechend 120 Minuten. Weitere Informationen finden Sie bei Herstellern und Händlern.