Büroservice Berthold

Wiedervorlage: Mappen oder Ordner? Alle Vor- und Nachteile

Eine Wiedervorlage stellt Ihnen termingerecht Unterlagen zur Verfügung. Welches System am besten zu Ihnen und Ihrer Arbeitsumgebung passt, können Sie mithilfe dieses Beitrags ermitteln.

von
Jörg Schötensack
 

Auf dem Tisch: Der Pultordner

Pultordner und -mappen sind mit beschrifteten Taben unterteilt. Hier legen Sie Ihre Terminunterlagen so ein, dass sie Ihnen an einem gewünschten Tag ohne Suchzeit zur Verfügung stehen.

Vorteil von Pultordnern:
  • Pultordner/-mappen haben einen geringen Raumbedarf. Sie können sie flexibel lagern und transportieren.
Nachteile von Pultordnern:
  • Unterlagen können aus dem Pultordner herausfallen. Sind sie nicht entsprechend gekennzeichnet, müssen Sie jeden Vorgang einzeln prüfen, um ihn wieder richtig einzuordnen.
  • Nicht jeder mag das Hantieren mit mehreren Mappen, falls unterschiedliche Kalendereinteilungen erforderlich sind (siehe unten).
  • Pultordner wachsen nicht mit, falls sich Ihre Unterlagen umfangreich vermehren. 
Pultordner als Wiedervorlage: So finden Sie Ihre optimale Unterteilung

Wiedervorlagemappen und -taschen können Sie Ihren Anforderungen anpassen. Folgende Einteilungen stehen Ihnen zur Verfügung:
  • tageweise von 1 bis 31
  • von Montag bis Freitag (ohne Datumsbezug)
  • Dekaden (von 1 bis 10, 11 bis 20 und 21 bis 31)
  • von 1 bis 12 (Januar bis Dezember als schnelle Vorablage)
  • beliebige Kombination dieser Möglichkeiten
Welche Einteilung für Sie die beste ist, ist abhängig
  • von der Menge der Vorgänge, die Sie mit der Wiedervorlage verwalten wollen,
  • und davon, wie oft Sie Ihre Wiedervorlage benutzen. Wenn Sie beispielsweise als Außendienstler nur 1 Bürotag wöchentlich haben, Ihre Akten unterwegs aber immer mitführen, ist eine detaillierte Einteilung nicht nötig.
 

Wiedervorlage mit Hängeregistratur

In Hängeregistraturen nutzen Sie separate Taschen als Wiedervorlage. Unterlagen werfen Sie ungelocht ein. Für eine Hängeregistratur wählen Sie möglichst ein separates Behältnis, das ausschließlich Ihrer Wiedervorlage dient. Achten Sie darauf, dass es alle benötigten Hängetaschen leicht aufnehmen kann, ohne die Unterlagen zu beschädigen.

Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Wiedervorlage Zeit sparend in Griffweite befindet. Es ist unbedingt notwendig, dass Sie Ihre Unterlagen mit 1 kurzen Handgriff in der Wiedervorlage „verschwinden“ lassen können, damit der Vorgang, den Sie später wieder vorlegen wollen, rasch von Ihrem Schreibtisch herunterkommt, um Platz für den nächsten schaffen.

Ihre Hängeregistratur findet Platz in einem Hängezug Ihres Schreibtisches, einem nahen Regal oder einem Rollwagen.

Vorteile der Hängeregistratur:
  • Die Hängeregistratur passt sich flexibel Ihren Bedürfnissen an.
  • Die Unterlagen sind sicher in den Mappen verwahrt.
Nachteile der Hängeregistratur:
  • Einer separaten Hängeregistratur benötigt mehr Platz als eine Pultmappe
  • Ist weniger transportfreundlich als eine Mappe.
 

Einstellmappen: Als flexible Systeme erhältlich

Bei Fertig-Systemen mit Einstellmappen (Anbieter: Mappei oder Classei) werden Dokumente ungelocht in Mappen mit farbigen Reitern aufbewahrt. Die Behältergröße ist von der mobilen Schreibtischablage bis zum Archivregal flexibel erweiterbar. Zudem kann ein solches System beliebig für Tagesaufgaben, Planungs- und Überwachungsaufgaben erweitert werden. Sonstige Vor- und Nachteile: wie Hängeregistratur.